LSPcustoms, ook voor uw entrepot administratie

Met LSPcustoms is een volledige financiële voorraadadministratie mogelijk inclusief de maandelijkse periodieke aangifte (GPA). Bedrijven met een douane entrepot doen veelal maandelijks hun aangifte achteraf volgens de zogenaamde domiciliëringsprocedure, waarmee ze flexibel kunnen werken omdat er goederen in- en uitgeslagen kunnen worden zonder dat de douane zich hiermee hoeft te bemoeien en bovendien de betaling van de heffingen wordt uitgesteld.

Veel softwareleveranciers bieden geen douane entrepotsysteem aan maar alleen een aangiftesysteem. Een aangiftesysteem beperkt zich tot opstellen van de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) en is een add-on op het WMS of ERP systeem. Er wordt daarbij bijvoorbeeld vanuit gegaan dat het WMS of ERP systeem de administratie bijhoud van douane entrepot voorraad en vrije voorraad (T1/T2), land van oorsprong van de goederen, MRN’s, douanewaarde gegevens etc. Allemaal zaken waarin het ERP of WMS meestal niet standaard voorziet. Vaak worden diverse oplossingen gebruikt in het WMS of ERP systeem zoals bijvoorbeeld het opnemen van de entrepot voorraad status op de partij (charge) of op de pallet (HU) en zelfs wordt er weleens een ander artikelnummer aangelegd voor entrepot voorraad of worden entrepot goederen in een ander administratief en / of fysiek magazijn opgeslagen. Met als gevolg, veel manueel werk, inperking van de logistieke flexibiliteit en bovendien geen optimale douane aangifte! Ook integratie mogelijkheden tussen bijvoorbeeld NCTS en of andere regelingen zijn op deze manier moeilijk te realiseren.

LSP Solutions heeft dit lang geleden ingezien en daarvoor de douane entrepot administratie ontwikkeld waarbij al deze douanegegevens eenvoudig kunnen worden geregistreerd zonder aanpassingen in het ERP of WMS systeem met behoud van optimale logistieke flexibiliteit en financiële voordelen vanwege lagere logistieke kosten en slimmere aangifte vanwege verwisselbaarheid van goederen.

Om optimaal in te spelen op het niet aanwezig zijn van een douane entrepot status in een ERP of WMS systeem kan in de entrepot administratie van LSPcustoms, naast entrepot voorraad ook vrije voorraad worden bijgehouden. Er worden geen locaties, palletnummers of voorraadstatus bijgehouden, LSPcustoms is op dit vlak dus zeker geen vervanging van het WMS of ERP systeem!

LSPcustoms kan zowel standalone gebruikt worden maar is natuurlijk ook te integreren met uw backend applicatie.  De standalone entrepot verwerking kan snel geïmplementeerd worden maar het nadeel kan zijn dat er gedeeltelijk dubbele data invoer gedaan moet worden. Deze verwerking is is dus vooral interessant bij een klein te verwerken volume of als fasering naar een meer geïntegreerde verwerking.

Voor de geïntegreerde verwerking van LSPcustoms zijn in het douane entrepot systeem diverse standaard XML interfaces aanwezig waarmee LSPcustoms in principe aan elk WMS of ERP systeem gekoppeld kan worden.

De integratie met een WMS of ERP systeem zorgt er onder meer voor dat de voorraden in beide systemen periodiek automatisch met elkaar worden vergeleken en dat alle relevante voorraad mutaties vanuit het ERP of WMS direct worden gecommuniceerd met het douane entrepot systeem. Deze automatische controle is één van de voorwaarden volgens de AEO-richtlijnen. 

Het voorraadcontrole bericht is bedoeld om de voorraadstand van het WMS of ERP systeem en het douane entrepot systeem periodiek met elkaar te vergelijken. Het WMS of ERP systeem geeft in een EDI bericht de voorraad stand door aan het entrepot systeem waarna deze met elkaar worden vergeleken. Een eventuele verschillenlijst kan direct en automatisch gemaild kan worden. 

Met deze interface kunnen artikelstamgegevens vanuit het WMS of ERP systeem automatisch worden doorgestuurd naar LSPcustoms. Veelal gaat het hierbij om de artikelbasis gegevens zoals artikelnummer, omschrijving, voorraadeenheid, goederencode etc. 

In het douane entrepot systeem kan worden vastgelegd welke specifieke voorraad kenmerken moeten worden vastgelegd bij de goederenontvangst. Daarbij kunnen naast de verplichte inslagreferentie en artikelnummer ook het partijnummer en / of de kwaliteit worden gebruikt. Hiermee kan ervoor gezorgd worden dat bijvoorbeeld in het WMS of ERP systeem wel een partijregistratie bijgehouden wordt maar in het entrepot systeem niet. Denk eens na over de logistieke en financiële voordelen hiervan!  
Verwisselbaarheid van goederen is heel erg interessant maar kan niet in alle gevallen zomaar worden toegepast. Het hangt helemaal van de eigen situatie af. Dit zal met de douane afgestemd moeten worden. 

Met de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) van LSPcustoms kunnen aangiftes en het voorraadverloop op maandelijkse basis volledig geautomatiseerd worden aangeleverd bij de douane, hetgeen vele voordelen kent:

• De aangiftes worden niet meer per stuk handmatig gedaan, maar gebundeld in één maandoverzicht.
• De betaling van de invoerrechten is uitgesteld tot na de periodieke aangifte. Dit kan een maand schelen! 
• De ingebouwde controlepunten geven direct melding van fouten. Bij het verzenden van de periodieke aangifte ontstaan zo minimale tot geen foutmeldingen. 
  

Ook het voorraad verloop van douane artikelen is zowel in Nederland als België van Belang. LSPcustoms voorziet ruimschoots in de eisen die daarvoor door de douane autoriteiten worden opgelegd. Er is exact te volgen wat er met voorraad is gebeurd. Naast de gemuteerde aantallen zijn ook de bijbehorende referenties beschikbaar en van welk voorraad dossier een mutatie is. Hieronder een voorbeeld hoe zo’n voorraad verloop eruit zou kunnen zien indien deze geëxporteerd wordt naar Excel.

Home > Douane entrepot > Het entrepot van LSPcustoms

Onderstaande schema's geven een duidelijker beeld van de interface stappen die doorlopen kunnen worden bij de ontvangst in of de verzending uit een douane entrepot met koppeling naar een WMS of ERP systeem. 

LSPcustoms kan bij het toewijzen van voorraad voor een uitgaande zending, financieel gezien de meest optimale entrepot voorraad selecteren. Bij een uitslag naar een EU land wordt natuurlijk altijd eerst vrije voorraad geselecteerd en waar nodig  aangevuld met de douane posten met de laagste douanewaarde.

Bij een uitslag naar een douane bestemming (bv buiten de EU) wordt eerst douanevoorraad geselecteerd met de hoogste douanewaarde. Natuurlijk altijd binnen de opgegeven voorraad behoefte kenmerken.

Hoe groter de keuze van voorraad i.v.m. verwisselbaarheid van goederen hoe groter het financiële gewin zou kunnen zijn. Ook kan het toepassen van de type D regeling op een type E entrepot kan erg interessant zijn.